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Entreprise : comment mutualiser efficacement vos achats ?

Entreprise : comment mutualiser efficacement vos achats ?

Acheter de façon stratégique est une autre manière de réaliser quelques économies sur son budget. Cela pourrait permettre à votre entreprise, non seulement de réaliser des bénéfices conséquents, mais aussi de supporter la charge des fournisseurs. Découvrez dans cet article le mode d’emploi pour y parvenir.

Les avantages des achats groupés

La majorité des chefs d’entreprises ne connaît pas le taux des frais généraux de leur société qui avoisine pourtant près du quart du chiffre d’affaires. Il est donc primordial pour toute entreprise de maximiser les dépenses liées aux achats, afin de réaliser de solides économies. Procéder à des achats groupés est l’un des moyens pour y parvenir.

Ce n’est pas toujours facile pour une entreprise de prendre la décision de faire des achats en commun. En effet, les entreprises, à cause de la concurrence notamment, préfèrent cheminer seul, encore plus quand il est question d’achats. Pourtant, il est indéniable que procéder à des achats en équipe présente bien des avantages.

Cela permet, entre autres, à une entreprise de jouir des effets volumes permettant une réduction considérable des frais de fonctionnement, avec une répartition égale des charges liées aux fournisseurs et au suivi des achats. La mutualisation des achats est également l’opportunité pour les entreprises concernées de procéder à des échanges stratégiques d’informations et de bénéficier d’actions communes.

Mutualiser ses achats est pour chaque entreprise de la mutuelle un moyen efficace de gagner en expérience, en ce qui concerne la réalisation d’achats intelligents pour jouir des meilleures conditions commerciales. Cependant, avant de se lancer dans les achats groupés, il importe de se poser les bonnes questions en fonction de votre type d’activités, de la taille de votre entreprise, des objectifs que vous visez, etc.

Dénicher le(s) partenaire(s) idéal(aux)

Pour le succès d’une mutuelle d’achats, il faut répondre à la question de savoir avec qui s’associer et comment faire le choix du bon collaborateur ? Il est essentiel que les entreprises aient un minimum de points communs comme être dans le même secteur d’activités, partager les mêmes problématiques et surtout avoir le désir de faire des économies.

A ce niveau, la concurrence entre entreprises est exclue, car elle pourrait être nocive. A cet effet, Hugues Poissonnier, professeur à l’Ecole de Management de Grenoble a affirmé que « Les bons partenaires sont plutôt des entreprises qui ne sont pas en concurrence, mais qui ont besoin des mêmes matières premières ».

Par ailleurs, pour le succès d’un groupe d’achat, il faut que les entreprises présentent des affinités professionnelles, que le nombre de partenaires soit limité (cinq entreprises au maximum) et que règne entre les entreprises une confiance mutuelle. Il importe aussi de mettre sur pied entre les entreprises partenaires des prescriptions de fonctionnement. L’objectif est de définir de façon claire et précise dans un règlement intérieur, les obligations et les fonctions des membres de la mutuelle d’achat.

Ne négligez pas de définir la forme juridique de la mutuelle et de faire rédiger ses statuts par un notaire. Procéder de la sorte permettra de prévenir les éventuels risques conflictuels qui pourraient naître entre les membres de la mutuelle d’achat.

Identifier les différents types d’achat

Il est ici question de définir clairement et succinctement les différents achats que les entreprises vont effectuer une fois groupées. Il faut avant tout se poser la question de savoir s’il s’agira d’achats primordiaux dans la stratégie des entreprises ou d’achats qui n’ont pas de réels liens avec l’activité exercée. Même s’il peut être délicat de mettre des informations sensibles à la disposition d’autres entreprises qui peuvent être concurrentes, grouper des achats beaucoup plus génériques ne fait pas courir des risques de divulgation susceptibles de nuire à l’activité de la structure. Une fois le cadre des achats défini, il faut précisément déterminer les besoins en termes de fournisseurs, de détails techniques, de références, etc. pour dresser une liste de produits et/ou de fournisseurs communs.

Certains achats, moins aisés à mutualiser, conduisent parfois les membres de la mutuelle à se tourner vers le Groupement d’Intérêt Economique (GIE) qui permet la négociation commune des contrats sur les achats tels que les achats de vêtements de travail, de fournitures, de matériels bureautiques, du mobilier, etc.

Effectuer un suivi

Mettre sur pied une mutuelle d’achat pour réduire les dépenses ne suffît pas à la transformer en succès. Il est primordial d’impliquer tous les membres et pas seulement les chargés des divers achats et de tenir tout le monde informé en organisant régulièrement des réunions ou via un portail interne accessible aux sociétés du groupement.

La coordination des différentes directions est également de mise pour le bon fonctionnement du groupement d’achat. D’où l’importance des réunions périodiques afin de discuter des succès réalisés et des points à revoir ou à améliorer et de motiver le groupe en fixant de nouveaux objectifs communs et bénéfiques pour tous.

Mercredi 17 Juillet 2019 La Rédaction